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Blog Aprender con internet - Ruben Galiza

Ruben Galiza

Me llamo Rubén Gómez y soy Diplomado en Magisterio en la especialidad de Educación Física. Actualmente trabajo de funcionario y al igual que aquí, escribo en varios periódicos y revistas acerca de la enseñanza y la educación.

Sobre este blog de Cultura

Blog destinado a que todos aprendamos un poco más cada día de las nuevas tecnologías y de todo lo que se inventa y expone en la red. Todo ello como base para una aplicación ludico-didáctica en el entorno familiar.


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  • ¿GESTIÓN DOCUMENTAL, a qué me suena esto?

    La gestión documental son una serie de técnicas llevadas a cabo por diferentes empresas que tienen como objetivo el organizar y facilitar el flujo de la información dentro de una empresa. Se podría decir que vienen siendo unos gestores de “papeleo” o contenido para las empresas con grandes volúmenes de trabajo. Aunque la característica principal de las empresas que dan estos servicios es la de tener la capacidad de almacenar y relacionar toda la información en bases de datos que puedan ser consultadas en cualquier momento. Pincha aquí para más información sobre gestión documental.

    ¿GESTIÓN DOCUMENTAL, a qué me suena esto?

    Este es un sector en auge en los últimos años en nuestro país, ya que son muchas las empresas que demandan este servicio debido al gran volumen de información que se está manejando actualmente con las nuevas tecnologías. Hoy en día a las empresas no les sirve con tener una foto nuestra o conocer nuestra dirección postal y número de teléfono; sino que lo que quieren es tener la mayor cantidad de información posible acerca de nuestros gustos, nuestras preferencias, lo que nos disgusta, etc… para de esta forma poder organizar mejor sus estrategias de marketing a la hora de captar a sus clientes.

    Toda esta información es una gran ventaja para las empresas, pero del mismo modo también pueden verse sobrepasados por el volumen de la misma. De esta forma nacen este tipo de empresas que manipulan toda esta información, la almacenan y la ponen al servicio de sus clientes de una forma ordenada y organizada para poder ser analizada con una mayor facilidad y precisión.

    Características de las empresas de Gestión Documental

    • Dotan a sus clientes de diferentes softwares para gestionar toda la documentación que necesitan almacenar, recuperar y contrastar.
    • Realizan diferentes planes de gestión documental al gusto del cliente para que la información esté organizada de la forma más cómoda para el cliente que los contrata. Esto es algo importante a la hora de familiarizarse con el uso del servicio y a la hora de recuperar la información sin perder tiempo con pasos innecesarios.
    • Desde el momento de su contratación, rastrearán toda la información almacenada en los diferentes documentos electrónicos de la empresa.

    ¿Es importante gestionar la información?

    Cómo se suele decir, “La información es poder”. Pero hay que tener en cuenta que esta información ha de estar bien organizada y contrastada. Si una empresa emplea una gran cantidad de recursos a una campaña de marketing para analizar su sector de mercado dentro de una sociedad determinada, pero luego no tiene las herramientas o conocimientos necesarios para almacenar, procesar y analizar toda la información adquirida de la campaña de marketing, pues esa empresa habrá malgastado parte de sus recursos y los resultados distarán mucho de los objetivos marcados inicialmente.

    ¿Necesita una PYME de estos servicios?

    Evidentemente todo lo que sea ayudar a crecer nuestra PYME, siempre viene bien. Por lo que si tienes una PYME y dispones de recursos para contratar estos servicios, sin duda alguna te recomendaría que dispongas de este tipo de empresas que te ahorrarán trabajo además de ayudarte en estas otras tareas administrativas:

    • Capturarán toda la información que maneje tu empresa para que nunca pierdas ningún dato importante de la misma: datos de empresas, de clientes, facturas, etc…
    • Del mismo modo almacenarán toda esta información para que dispongas de ella en cualquier momento y se encargarán de que la misma no se pierda.
    • Este tipo de información puede ser empleada por diferentes sectores o departamentos dentro de la misma empresa, agilizando mucho las relaciones o intercambio de información dentro de la misma.

    En definitiva, si posees una empresa en la que se maneja cierta cantidad de información te recomendaría este servicio de gestión de documentos. Ahorrarás tiempo y quebraderos de cabeza.

    Más información acerca de este blog aqui.

     

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