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Blog Aprender con internet - Ruben Galiza

Ruben Galiza

Me llamo Rubén Gómez y soy Diplomado en Magisterio en la especialidad de Educación Física. Actualmente trabajo de funcionario y al igual que aquí, escribo en varios periódicos y revistas acerca de la enseñanza y la educación.

Sobre este blog de Cultura

Blog destinado a que todos aprendamos un poco más cada día de las nuevas tecnologías y de todo lo que se inventa y expone en la red. Todo ello como base para una aplicación ludico-didáctica en el entorno familiar.


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  • 11
    Octubre
    2015

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    empresa información gestión

    LA INFORMACIÓN ES PODER, GESTIONALA DE FORMA CORRECTA

    La mayoría de nosotros estamos acostumbrados a nivel personal a utilizar las llamadas “nubes” en la red para compartir o al menos tener nuestra información en la red, para que nos sea de fácil acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo. Pues para una empresa el tener su información controlada es vital para el correcto desarrollo y tratamiento de los documentos. Para ello podemos emplear sistemas como el conocido recientemente por mi para gestionar toda la información de nuestra empresa independientemente del departamento que la haya desarrollado gracias a programas como el de www.docshare.es/gestion-documental Como ya hemos dicho, la información es poder y en el caso de la gestión de documentos en una empresa puede ahorrarnos mucho tiempo y quebraderos de cabeza que a la larga se traduce en un menor coste económico empresarial.

    LA INFORMACIÓN ES PODER, GESTIONALA DE FORMA CORRECTA

    A la hora de elaborar la gestión documental en una empresa se tienen que tener en cuenta varios puntos que nos harán ganar respecto a nuestros competidores ya sea en la red o en el mundo offline. Estos aspectos se basan en:

    -          Un correcto análisis y trato de la información que a nosotros nos llega para poder ser recuperado en cualquier momento para su posterior tratamiento.

    -          Poder gestionar los documentos independientemente del lugar en el que nos encontremos. Nos referimos a lugares físicos, ya que es de gran utilidad el no tener que portar con documentos o formatos de almacenamiento de la información allá donde vayamos. Ganaremos tiempo y espacio gracias a herramientas de almacenaje online de información.

    -          Del mismo modo, no se debe de tratar de un proceso directo y con una única dirección, sino que ha de ser recíproco. Es decir, del mismo modo hemos de poder recuperar la información de nuestra empresa o departamento y a la inversa igual, tenemos que tener la posibilidad de aportar más información o tratar la nuestra desde cualquier unidad móvil. La información y documentación de las empresas ha de fluir en ambas direcciones.

    -          Pero el punto fuerte de este tipo de herramientas empresariales ha de ser el de que en la mayoría de las empresas la información solo es accesible para cada departamento, mientras que igual otros departamentos no tienen acceso a todo el proceso de elaboración y recuperación de la información. Por este motivo las nuevas herramientas de gestión documental han de poder compartir toda la información existente en la empresa no sólo dentro de determinados departamentos, sino que ha de ser accesible por parte de todos y cada uno de los miembros de la empresa independientemente del sector o departamento de gestión en el que se encuentren.

    Aunque si la información es poder, también puede ser peligrosa si se emplea de forma incorrecta o perjudicial para la empresa o cualquiera de sus clientes. Por este motivo se han de tomar las siguientes medidas en la medida de lo posible:

    -          Se ha de desarrollar una normativa muy minuciosa con respecto a la información que se almacene, procese y se solicite por parte de los empleados de dicha empresa. Ha de ser una normativa o manual que defienda los intereses de las empresas de cara a sus clientes, para no dar una sensación de desprotección.

    Para que la “nube empresarial” no se convierta en un torbellino de documentos o proyectos, toda la información ha de ser clasificada y controlada para su correcta recopilación o recuperación a posteriori. Este proceso ha de estar mecanizado y automatizado por programas para que no se almacene la misma información de diferentes formas en diferentes compartimentos

     

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