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Aprender a delegar

¿Se emplea todo el tiempo en tareas útiles o se pierde haciendo lo que otros podrían o deberían hacer?

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La importancia de delegar tareas.
La importancia de delegar tareas. Meritxell Duran.

JUDITH MARTÍNEZ ¿Por qué muchas personas se creen imprescindibles?¿Por qué cuesta tanto delegar? Hay muchos que saben trabajar duro, pero no entienden la importancia de compartir ciertas tareas que otros pueden realizar. Y delegar es importante y necesario, especialmente cuando la responsabilidad de una persona va más allá de sus capacidades. Sólo así se podrá dedicar a aquello que únicamente ella puede hacer.

Delegar es dar a otros parte de la responsabilidad y, también, de la autoridad, estar dispuesto a perder el control, a no tomar solos las decisiones, a dejar que otros tomen algunas y a asumirlas como propias, a compartir el liderazgo en algunas áreas. Delegar es conseguir que otros hagan un trabajo para el que están preparados con ganas y responsabilidad, crear posibilidades para su desarrollo. Pero, también, es permitir el error, imprescindible para perfeccionarse en cualquier campo de la vida. Es mostrar confianza, transmitir a otra persona que se cree en su potencial.
Pero delegar es una inversión (de tiempo, de dinero…) que no todo el mundo está dispuesto a asumir. Si no se hace, se puede perder en calidad de vida, en tiempo para uno mismo.

"Generalizando, a las mujeres les cuesta más delegar en casa, mientras que a los hombres les ocurre lo mismo en el trabajo fuera de casa", señala Mariángeles Nogueras, autora de Mi familia… mi mejor empresa. Nogueras, directora general de la consultora holandesa OFA, especializada en gerencia familiar, afirma que "delegar en la vida privada es difícil y hacerlo bien, un arte". En su libro, establece un símil entre la familia y la empresa "porque muchos de los problemas que tenemos en el trabajo y en casa tienen como causa el no querer o poder delegar".

Así, la familia, apunta, debe contar con una "dirección compartida" de los cónyuges (partners) basada en la comunicación, para elaborar estrategias y conseguir buenos resultados. También debe tener una serie de colaboradores directos (hijos, otras personas que ayudan, como la asistenta…) a los que, aprovechando sus talentos, se apoyará y ayudará para que realicen bien su trabajo y se cree una situación win-win (yo gano, tú ganas). Ese sería, según la consultora, un hogar estimulante e inspirador.

Sin embargo, muchas mujeres no saben o no quieren delegar sus responsabilidades y tareas en casa. "Sintiéndose reinas en su terreno, a diferencia de en el trabajo, terreno aún dominado habitualmente por una cultura machista, acaban siendo cenicientas en su reino. Aunque, a diferencia de la del cuento, estas no paran de protestar: ´¡Me paso todo el día recogiendo!, ¡si yo no hago las cosas, aquí nadie hace nada!´", ilustra Nogales, también colaboradora del portal educativo www.solohijos.com.

A menudo, estas modernas cenicientas olvidan que tratar de hacerse imprescindibles ocasiona problemas, pues cuando no están, el resto no sabe cómo organizarse y se crea un caos innecesario. Olvidan que lo importante no es ocuparse de todas las tareas, sino organizar para que la familia tenga tiempo de pasar más tiempo junta.

Nogueras sostiene que "los hombres, en casa, no tienen problema en delegar, pero sí en su trabajo fuera, donde quieren ser omnipresentes". "Los jefes, en general, no suelen confiar en el personal, y con el fin de ejercer un control total sobre las tareas, no le pasan la información completa o suficiente", asegura.

Existe, en ambos sexos, la figura del superhéroe, que pretende llevar a cabo grandes proyectos por sí solo. Contra esta actitud advierte Josep Tàpies, profesor de dirección estratégica y titular de la cátedra de empresa familiar de la escuela IESE: "Superman no existe. Para crecer como empresa, hay que saber delegar en un equipo, implicando a las personas y asignándoles tareas relevantes".

Un buen directivo debe saber realizar las tareas de coordinación y dirección de su equipo y dejar que los demás ejecuten. "Dirigir es animar a hacer, lo que incluye dejar hacer, una combinación entre la acción y la reflexión, clave real del futuro de una empresa", señala Tàpies.

Muchos ocupan la mayor parte de su tiempo en la acción, el día a día, y dejan de lado la reflexión, tan determinante para definir estrategias de crecimiento. El primer motivo de esto es la personalidad del directivo. En la etapa de la fundación de una empresa, sobre todo, suele ocurrir que el emprendedor quiere controlar todos los aspectos, lo que desmotiva al resto del personal. Sintiendo que es su proyecto, piensa que nadie mejor que él hará las distintas funciones.

"Grave error –alerta Tàpies–. Imaginemos que Amancio Ortega o Sam Walton, fundadores de Inditex y Wal-Mart, no hubieran delegado en sus directivos: ¡el tamaño que tendrían ahora esas empresas sería insignificante, comparado con el que tienen!". Tàpies concluye que "los grandes proyectos están hechos por grandes equipos, formados por grandes per­sonas".

Una vez se determina la necesidad de delegar, se hace en quien más se confía, que en ocasiones suele ser un familiar o un amigo. Esta decisión "encierra un peligro", advierte el catedrático. "Si los familiares o amigos tienen las capacidades necesarias para llevar a cabo un proyecto empresarial, es mejor delegar en ellos, pero si no, y siempre y cuando sea merecedor de la necesaria confianza, es preferible hacerlo en alguien externo que esté mejor capacitado", aconseja Tàpies.

Desarrollar las facultades personales es importante, pero, tanto en el ámbito privado como en el profesional, se necesita a los demás. Para ello, hay que tener claro cuales son las competencias de cada uno y preguntarse si se quiere dedicar el tiempo a realizar cosas necesarias o, por el contrario, a hacer muchas que no sería necesario llevar a cabo. Delegar en confianza, aprovechando el talento de los demás, confiándoles responsabilidades y motivándoles, dándoles la oportunidad de equivocarse para aprender, es necesario. Y es conveniente hacerlo de manera que esa persona "se sienta animada a mejorar, con entusiasmo y siendo creíble y coherente", afirma Nogueras.

Por una buena gestión
-Empiece a delegar lo antes posible.
-Use al máximo los talentos y habilidades de cada uno y déjeles ayudar en todo lo que puedan.
-Deje que los demás asuman responsabilidades y valore los resultados obtenidos.
-Confíe en quien delega. Sin despreocuparse de los asuntos, evite que el otro se sienta vigilado.
-Tenga paciencia. Si acaba haciendo el trabajo delegado, esa persona se sentirá frustrada.
-Si cada uno hace lo que más le gusta, lo hará mejor.
-Evite gritar cuando las cosas no salen como quiere. Corrija motivando a hacerlo mejor.
-Piense en voz alta y estimule a los demás a buscar soluciones.
-Pregúntese: ¿es razonable lo que pido?, ¿me he explicado con claridad?, ¿soy consecuente?, ¿he puesto los medios necesarios?, ¿me exijo a mí tanto como a los demás?, ¿estoy dispuesto a ayudar?, ¿felicito y agradezco a los demás los resultados?

Qué no hacer
-Esperar que alguien realice una tarea bien sin los medios y competencias necesarias.
-Encargar a una persona una tarea que le corresponde a otra.
-Pedir lo mismo a varias personas a la vez.
-Impedir que cada uno realice las tareas a su manera.
-Reclamar urgencia cuando no la hay.
-Pedir algo y olvidarlo.
-Controlar por desconfianza.
-Encargar una tarea enfadado, gritando o con la intención de humillar.

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