La globalización, la tecnología móvil, el cloud y los cambios demográficos en el lugar de trabajo implican que las organizaciones necesiten replantearse la forma en la que trabajan. Estos cambios, junto al avance cada vez más rápido del entorno digital dentro de las compañías, están afectando a la forma en la que las organizaciones gestionan sus documentos.Por esta razón, es clave contar con una gestión documental que sea efectiva, que no reste tiempo a la actividad principal de cada empresa y que permita mejorar los procesos de toma de decisión dentro de las organizaciones para mejorar su capacidad de respuesta al cliente.
Según un reciente estudio de Coleman Parkes Research patrocinado por RICOH, los directivos europeos tienen muy claro que existe un importante valor de negocio bloqueado en documentos en papel, y el 90% está de acuerdo en que digitalizar y liberar los datos que contienen estos documentos físicos mejoraría considerablemente los procesos de toma de decisiones empresariales. De hecho, el 78% de ellos afirmó que hubieran sido capaces de aprender de la anterior recesión y haber reducido el impacto de la actual si hubieran tenido un mejor acceso a datos históricos. Por esta razón, durante el periodo de recesión económica, más del 75% ha empleado gran parte de su tiempo en la digitalización de datos históricos.
Además, se prevé que el volumen de información digital en el lugar de trabajo va a seguir creciendo.
Según IDC, se espera que para el año 2020 la información digital se haya multiplicado por 30. Por esta razón, «la capacidad de acceder fácilmente a la información, tanto si se encuentra en formato digital como físico, resulta de vital importancia en los procesos de transformación digital y promoción del crecimiento empresarial», afirma Ramon Martín, Director General y COO de RICOH España.
El estudio también revela que más del 50% de las compañías dispone de entre cinco y diez años de información almacenada únicamente en copias impresas.
Esto no solo afecta a los procesos de toma de decisión, sino también a la productividad y a los resultados financieros. La mayoría de los directivos de empresas
(el 67%) está de acuerdo en que tardan demasiado tiempo en encontrar los datos que se necesitan en los archivos impresos.
Las PYMES, más cerca de la digitalización total
Además, el 84% de los directivos de las organizaciones españolas cree que la digitalización de los documentos impresos supondría un ahorro anual que oscilaría entre el 5 y el 20%. La digitalización del archivo físico es una prioridad imperiosa para todas las organizaciones, pero las pequeñas y medianas empresas (PYMES) se están moviendo mucho más rápido que las grandes compañías en el camino hacia la transformación digital. Casi dos tercios de las PYMES esperan haber digitalizado todos sus documentos físicos en los próximos tres años, mientras que tan solo el 46% de las grandes compañías espera poder llegar a este objetivo.
La transformación digital permitirá a las PYMES crecer hacia un futuro con modelos de trabajo más productivos y ágiles, donde se fomentará el conocimiento compartido de los trabajadores y aumentará su capacidad de respuesta a las necesidades de los clientes. Sin embargo, el estudio también muestra que las dos principales causas que los directivos de PYMES señalan como freno a su capacidad de compartir información de forma efectiva son su actual incapacidad para acceder a documentos, así como a otros sistemas de información importante, desde dispositivos móviles. Así pues, son optimistas en cuanto a la digitalización total de sus operaciones durante los próximos tres años, pero estos aspectos adicionales sugieren que aún hay que revisar y optimizar muchos procesos de
trabajo y flujos de documentos críticos para responder a las necesidades de la compañía y del trabajador en el futuro.
Para impulsar la digitalización de forma efectiva, las PYMES deben asegurarse de revisar su tecnología actual y optimizar sus procesos o métodos de trabajo para sacarles el máximo partido. En realidad, a nivel de evolución tecnológica todos los directivos consideran que la optimización de los procesos de documentos críticos (revisar la forma de trabajar en las principales interacciones en el trabajo) es prioritaria para conseguir el mayor impacto positivo en su crecimiento.
La digitalización de los procesos documentales permite a las organizaciones disponer de la información que necesitan en el momento y el lugar adecuado para ofrecer un mejor servicio a los clientes, fidelizándolos y manteniéndolos como partidarios de sus servicios. Es vital que las compañías recopilen toda su información crítica para lograr ventaja sobre la competencia y mejorar los procesos de toma de decisión de cara al futuro.
Según afirma Eduard Farga, Director de Marketing y Desarrollo de Negocio de RICOH España: «Con una mayor digitalización de sus documentos críticos y la optimización de sus procesos, las PYMES serán capaces de acceder a la información de forma rápida y siempre que lo necesiten. Lo más importante es que, con ello, incrementaránsu productividad, ya que gestionarán su conocimiento de forma más efectiva. También serán más ágiles en el entorno cambiante del puesto de trabajo, más receptivos al responder a las necesidades de sus clientes y capaces de fomentar el intercambio de conocimiento entre sus trabajadores».
