La normativa nacional sobre subvenciones facultó durante muchos a años a los beneficiarios de fondos públicos para formación o para otros cometidos a cargar como costes "indirectos" y "asociados" cantidades que legalmente podían llegar a ser equivalentes al 20% del dinero concedido. Esa era la cuenta a través de la que, tanto UGT como el resto de beneficiarios, repercutían gastos que en principio no tenían una relación explícita con la actividad formativa.

Según las informaciones recabadas en ámbitos conocedores del sistema de formación, el mecanismo de los también denominados "costes elegibles indirectos" fue con frecuencia una vía de agua en las subvenciones que permitió a los beneficiarios obtener recursos para financiarse.

El mecanismo funciona del siguiente modo: los fondos cubren los gastos de la formación en sentido estricto (salarios de monitores y sus cuotas a la Seguridad Social, materiales didácticos, alquiler de aulas...), pero también otros generales (electricidad, agua, internet, correo, limpieza, vigilancia...) y de personal de apoyo (los de trabajadores que desempeñen otras labores necesarias para la preparación, gestión y ejecución de los cursos); la normativa establecía en un principio que tales gastos podían llegar como mucho al 20% del coste total del los cursos; esto es, en una programación de un millón de euros, resultaba lícito repercutir 200.000 euros de costes asociados, siempre que se tratara de gastos que efectivamente tuvieran relación, siquiera indirecta, con las actividades de formación.

Ese fue el camino que utilizó UGT para cargar a las subvenciones nóminas (o partes de ellas) de su personal de estructura y que en su caso la investigación de la Unidad Central Operativa (UCO) de la Guardia Civil considera una práctica fraudulenta porque presuntamente había trabajadores pagados a través de subvenciones que no hacían labor alguna de apoyo a la formación.

Como reflejó un informe de la Sindicatura de Cuentas en 2013 sobre cursos celebrados en 2009, lo común era que todos los beneficiarios apurasen hasta el límite del 20% la cuenta de los costes asociados. Ese organismo fiscalizador señalaba entonces también que, con arreglo a las normas vigentes en 2009, los beneficiarios de subvenciones no tenían obligación de acreditar esos costes con facturas u otros documentos contables. Otras fuentes precisaron que en los años a los que se refieren las investigaciones sobre UGT el Servicio Público de Empleo sí exigía justificantes.

Con posterioridad, las reglas se endurecieron y el límite de los costes asociados se bajó primero al 15% y finalmente al 10%, vigente ahora.