Contar con un concurso hípico de categoría internacional cinco estrellas requiere mucho esfuerzo, mucho trabajo y la implicación de una gran cantidad de personas.

Prácticamente desde que acaba una edición se empieza a trabajar en la siguiente. No obstante el esfuerzo final se inició a principios de julio y no finaliza con el último día del concurso ya que si complejo es montarlo, no menos metódico es el proceso de desmontarlo. La organización es básica a la hora de guardar cada cosa en su sitio y debidamente identificada, un sistema que ahorra luego mucho tiempo al año siguiente.

Sobre el Patronato Deportivo Municipal descansa la organización del evento y suyo es la mayor parte del personal tanto en pista como en la administración. La mayoría es experto en la materia porque lleva en la organización varios años. Los más veteranos recuerdan la revolución que supuso cuando pudieron contar con el primer ordenador; hoy durante el concurso se van a utilizar 20 terminales, agrupados en dos redes, la municipal y una segunda propia del concurso.

Pieza importante la componen los alrededor de 35 trabajadores de los planes municipales de empleo, peones y oficiales, que se encargan de poner a punto el recinto, sacar, revisar y reparar todos los obstáculos, montarlos en la pista, reponerlos cuando se produce un derribo y recogerlo todo una vez que finaliza el concurso. Personal de la empresa Lacera, que también trabaja para el PDM, ejerce funciones de apoyo. Las personas procedentes de los planes municipales de empleo que también van a realizar trabajos en la pista durante el desarrollo de las pruebas reciben un pequeño curso de formación para saber lo que tienen que hacer en cada situación que pueda producirse, desde las más habituales como son la caída de un obstáculo a las menos probables como pudiera ser el fallecimiento de un caballo en plena pista, algo que afortunadamente nunca se ha producido en Las Mestas. Para casi todos el de la hípica es un mundo desconocido y sus reglas lo son aún más.

En todo el entramado hay que contar también con el personal de protocolo y acreditaciones, que tienen su mayor trabajo en los días previos a la primera jornada. Todo aquel que realiza alguna función dentro del concurso -desde la organización en pleno, los jinetes, mozos, jueces, veterinarios, camareros, porteros, expendedores de apuestas, medios de comunicación o personal de la zona comercial- tienen que estar debidamente identificados y acreditados. El pasado año fueron más de 1.300 personas las que fueron aceptadas en la órbita del concurso. Este año la exigencia de acreditación y los controles sobre todos han sido más exhaustivos que nunca por motivos de seguridad. Desde hace unos años el concurso gijonés desechó el sistema identificativo de pulseras que utilizó durante muchos años al considerarlo ya poco operativo y sobre todo por no reunir unas condiciones mínimas de seguridad.