23 de junio de 2013
23.06.2013

El papel del papel

Sobre la custodia y destrucción de documentos

23.06.2013 | 00:00
El papel del papel

El año pasado me encontraba de dominguero en dirección al concejo de Yernes y Tameza, y mientras fotografiaba el centenario tejo de la iglesia de Las Villas (Grado), llamó mi atención un papel pegado en su vieja puerta. Algún responsable feligrés, con perfecta letra y sin un tachón, rendía cuentas de la recaudación, las limosnas del cepillo o los gastos en flores de la fiesta «del Cristo». Envié la foto a nuestro Arzobispo tuitero elogiando la transparencia parroquial. Varias cosas merecen una reflexión. De un lado, la limpieza del escrito, en un humilde papel cuadriculado de esas libretas juveniles de gusanillo, sin enmiendas ni tachaduras, como decía nuestro centenario Código de Comercio.


Hace lustros que no «escribo» un folio. Nos hemos acostumbrado a los ordenadores y sus editores de textos, que nos permiten insertar o borrar hasta la saciedad, así que nuestra mente escritora se ha vuelto más cómoda y menos precisa. No quiero pensar qué suplicio sería escribir este mismo artículo a mano.


También me sorprendió el sencillo lenguaje del anónimo autor: «Eva aportó 40 euros, así que 217,25 era lo que teníamos...». Todo bien cuadrado, dando ejemplo de transparencia a la jerarquía civil y eclesiástica. Falta nos hace. Son muchos los ayuntamientos morosos en la rendición de cuentas. Del último informe de la Sindicatura asturiana o del portal www.rendiciondecuentas.es sabemos que un tercio de nuestros ayuntamientos no había presentado sus cuentas ¡transcurrido un año de finalizar el plazo legal para ello! Aunque nuestra exigente normativa de sostenibilidad financiera penaliza gravemente a aquellos entes locales que no envíen el presupuesto liquidado al Ministerio de Hacienda cada mes de marzo. Pero eso es sólo una parte de las cuentas anuales.


Hoy la rendición de cuentas es informática. Por una parte, a la ciudadanía, a través de las webs institucionales. Véase la Fundación Príncipe de Asturias, sin ir más lejos, que luce en su página web su sólida situación financiera -¡treinta millones de euros de patrimonio neto!-, dando ejemplo de hasta dónde puede llegar una sociedad civil madura. Por otra parte, a los tribunales de Cuentas la documentación llega mediante ficheros presentados a través de internet. Parecen definitivamente desterradas aquellas viejas cuentas en papel que tanto espacio ocupaban en los servicios de contabilidad de nuestras instituciones. Esos legajos acabaron siendo un problema serio -y caro- que generó la necesidad del expurgo periódico. Un problema, el del papel y su custodia o destrucción, que es complejo de resolver.


Pertenezco a una comisión nacional que asesora (gratis et amore, como no podía ser de otra manera) y dictamina para la Subdirección General de Archivos Estatales cuáles son los papeles y la documentación que se pueden destruir en la Administración del Estado. Un representante de cada Ministerio acude cada seis meses a la cita con esa pomposa «comisión superior calificadora de documentos administrativos». Todas las peticiones llegan sobradamente motivadas y debatidas online previamente. La idea es eliminar lo redundante, lo caducado y dejar como muestra una unidad documental por año.


¿Adivina qué cosas hemos «destruido» en la última comisión? Entre las toneladas de papel que pasarán a mejor vida, destaco los mandamientos de pago de la Junta de Construcciones, Instalaciones y Equipo Escolar (1978-1988), los miles de partes de entrada y salida del personal del Ministerio de Fomento, con sus permisos y vacaciones (1997-2005), otros miles de acuses de recibo de las notificaciones de la Agencia Tributaria, desde 2001 hasta el año pasado -sobre asuntos ya firmes- o la documentación conservada en los puestos fronterizos de los expedientes de denegación de entrada en frontera y orden de retorno a su origen.


¿Cree que no es importante? Pues les cuento mi favorito: entre el alivio de espacio obtenido destacan los programas académicos de los expedientes de títulos universitarios extranjeros (2005-2009) de la Dirección General de Política Universitaria. Sepa que para homologar un título de otro país se deben aportar los contenidos de cada asignatura cursada en su carrera. O sea, que cada una de las docenas de miles de solicitudes de los graduados -fundamentalmente latinoamericanos- que lo pidieron durante la década pasada dejó una caja de documentación compulsada de recuerdo. Una nave entera se desalojaría con esta medida. Severiano Hernández, el experto subdirector general, calcula orgulloso que ahorra 400.000 euros en cada sesión.

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