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La saturación y la falta de personal del Archivo municipal colapsan el servicio

La carencia de espacio obliga a los funcionarios a almacenar expedientes, licencias y documentos "en los pasillos del Ayuntamiento"

"En el Archivo y los depósitos del Ayuntamiento no cabe un alfiler más desde hace cuatro años, así que cada área municipal almacena su documentación donde buenamente puede; en una nave de Olloniego, en un bajo de la calle San Pedro Mestallón o hasta en los pasillos". Ana Herrero es la jefa de sección de Archivos y Documentación del Consistorio desde 1983. Ya entonces había problemas de espacio en un lugar habilitado en el último piso del Ayuntamiento que a muchos le recuerda al colegio Hogwarts de Harry Potter por sus escaleras enmoquetadas, pasillos estrechos, túnel, libros antiguos y estanterías de madera. A la consultora que vela por la protección de datos municipales le da igual el encanto que pueda tener el Archivo siempre que cumpla con las normas, por eso, amonestó hace unos ocho meses al gobierno local por haber acumulado y desperdigado expedientes, licencias y contratos en los pasillos.

Herrero es la única profesional especializada que trabaja en el Archivo con la ayuda de la auxiliar administrativa Luzdivina Magdalena. Hace algo más de un año había otro auxiliar que se jubiló y es probable que en los próximos meses se incorpore un sustituto para cubrir la plaza. "Somos muy poca gente para atender el servicio. No damos abasto. En Gijón hay unas ocho o nueve personas y en ciudades como Valladolid, similar a Oviedo, hay doce trabajadores", explica la archivera sin apartar la vista del ordenador y de su abarrotado correo electrónico.

Herrero recibe una media de 20 ó 25 consultas diarias a través del email o "in situ" que se suman a su labor ordinaria: la búsqueda y custodia de expedientes y contratos, la entrega de licencias de apertura o de obra, o las suscripciones a bases de datos en línea, entre otros quehaceres. "Mucha gente cree que el Archivo municipal es un espacio para eruditos que consultan libros, fotos antiguas o el primer plano de Oviedo, pero es algo mucho más importante. Es la verdadera oficina de transparencia de la actividad municipal. Si un grupo político quiere revisar un expediente, viene aquí. Si un vecino necesita cambiar un tabique o arreglar una gotera, viene aquí a por los papeles. Velamos por el buen funcionamiento del área de contratación, licencias, urbanismo o abogacía consistorial", comenta la archivera antes de levantarse para mostrar a LA NUEVA ESPAÑA las estrecheces de su lugar de trabajo. Se detiene en la entrada de un túnel que separa la estancia donde está su despacho de otra sala mucho más fría y sin aislamiento que esté en la torre del Ayuntamiento. Magdalena, la auxiliar, advierte varias veces del peligro de chocar con la cabeza y de la necesidad de ir lo más agachados posible. Allí también hay estanterías y todas están llenas. Según la archivera, los distintos gobiernos locales han ido solucionando los problemas de espacio "a parches" desde los años ochenta sin llevar a cabo la solución definitiva, que sería la construcción o habilitación de un edificio para uso exclusivo. La concejala de patrimonio, Cristina Pontón, aboga por conseguirlo en el terreno de la fábrica de armas de La Vega o en unos locales municipales del barrio de Villafría, aunque en el segundo caso, el coste sería muy elevado. Se trata de locales vacíos, sin tuberías ni sistema eléctrico, para los que el Ayuntamiento tendría que desembolsar miles de euros a corto plazo. "El sitio idóneo es el antiguo sanatorio Miñor, pero mientras está ocupado no puede ser", afirma la edil en clara referencia a la Fundación Gustavo Bueno.

Uno de esos parches fue la apertura de un depósito en las oficinas municipales de la calle Quintana. Sin embargo, el 26 de febrero de 2015 se llenó por completo. Ya no hay dónde guardar nada. "Sigue generándose papel habiendo una convivencia con el formato digital. Hay un efecto dominó", aclara Herrero, que a lo largo de los años ha emitido cuarenta informes para alertar del mal estado del Archivo, diez de ellos escritos en la última década avisando del inminente cierre del depósito de Quintana que finalmente ocurrió hace cuatro años.

A la falta de espacio y personal, se unen otros factores que agravan el mal funcionamiento del servicio; las polillas que devoran las estanterías de madera del Archivo del Ayuntamiento, la carencia de sillas y mesas para usuarios e investigadores (que deben permanecer de pie), y las escaleras que impiden el paso de personas con problemas de movilidad o en silla de ruedas. En ese caso, deben esperar fuera.

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