En una gran nave del polígono de Olloniego-Tudela comparten estantería buena parte de los expedientes de la justicia asturiana. Asuntos de calado y también otros menores son compañeros en esta instalación, dotada con unas estrictas medidas de seguridad. Los custodia con mimo una empresa ovetense, de nombre Doc-It, que hace unos años decidió trasladar sus instalaciones desde Siero a Oviedo en busca de un espacio más diáfano e independiente. Es más, dentro de las medidas de seguridad que debe cumplir para almacenar este delicado material figura que la nave sea independiente, que no esté pegada a otra. Sin vecinos. Esa tranquilidad industrial la encontró en Olloniego. Pero la de custodia es solo una parte de su negocio. Una de las patas. Otra, no menos importante, es la de la digitalización, pero no concebida desde el manido término al que los gurús tecnológicos nos tienen acostumbrados. Lo que hacen es digitalizar literalmente documentos de vídeo, audio o textos. Por ejemplo, pasaron a digital miles de horas de comparecencias –algunas en comisiones secretas– del Congreso de los Diputados y del Senado de España. También hicieron lo mismo con un delicadísimo primer ejemplar de “La Regenta”, de Leopoldo Alas Clarín que habita, sin posibilidad de mudanza, en la Biblioteca de Asturias.
Patricio José Arias es el fundador de Doc-It. La compañía cumplirá en breve dos décadas, dejará atrás la adolescencia y afronta con optimismo un periodo de madurez cargado de proyectos. Sus inicios fueron de lo más casuales. Sorprendentemente azarosos. “Cuando acabé la carrera de ingeniería industrial pensé en montar mi propia empresa y la idea era dar servicios de redes informáticas, dar servicio técnico, al principio, era una empresa más de cacharrería, de arreglar cosas”, explica. Pero lograron un contrato con la Universidad de Oviedo y, de repente, una llamada lo cambió todo. “A través del contrato que teníamos con la Universidad contactaron conmigo desde el Principado y me dicen que necesitan hacer un proyecto de archivo y que tienen que incorporar a dos documentalistas o a dos bibliotecónomos y mi respuesta fue ‘¿dos qué?’”, asegura. Buscó los perfiles y todo fue viento en popa. Y dieron el giro. De los servicios informáticos más al uso, a la gestión de documentación. Fueron llegando muchos clientes, la mayoría de la administración pública que querían digitalizar sus archivos, por lo general, en papel.
Luego, llegaron dos contratos grandes. El del Congreso de los Diputados y el Senado. Pero ahí vino otro giro. Atentos. “Fue curioso porque en el caso del Senado empezamos con un contrato menor para la digitalización de documentación y luego sacaron a la vez otros dos contratos para la digitalización audiovisual y del papel. Nosotros nos sentíamos cómodos con la parte del papel que era lo que habíamos hecho hasta entonces, pero esa licitación justamente no la ganamos, ganamos la otra, la de vídeo y audio”, explica Arias. Así que tuvieron que comprar equipos para reproducir todas aquellas cintas y pasarlas a un formato digital. Eran 19.000 horas de audio y de vídeo que no solo había que digitalizar, también catalogar y hacer una pequeña descripción de cada uno de los archivos. Encontraron un nicho. Luego su siguiente cliente fue el Congreso de los Diputados y, posteriormente, a la lista se unieron muchos parlamentos regionales como el de Andalucía, Cantabria, Canarias, Castilla y León, La Rioja, Aragón...
Otro giro. Para esos parlamentos políticos ya no se ocupan solo de la digitalización en retrospectiva, también lo hacen en vivo. “Te mandan la documentación de los diarios de sesiones y en doce horas tienes que devolver esa documentación audiovisual transcrita”, señala. Aunque la sede de la empresa está en Oviedo tienen a buena parte de su plantilla –formada por 17 personas– repartida por España. Hay, por ejemplo, una en el Idepa (en Llanera) y tres en la consejería de Cultura de Madrid. También gestionan los archivos –generalmente para la administración pública– y entre su trabajo está el de decir cuánto tiempo debe guardarse un papel o si puede ya tirarse. “Como anécdota, cuando hicimos la digitalización del Congreso tuvimos aquí grabaciones de comisiones secretas, desde las del inventario de bienes de los Diputados hasta las del aceite de colza, eso por supuesto no se transcribió pero si se digitalizó el audio (pasándolo de cinta a ordenador) y en este caso tuvimos que hacerlo sin poder escucharlo, con el volumen bajado. Solo lo subíamos cada cinco minutos durante diez segundos para comprobar que todo iba bien”, explica. Aún les queda trabajo por delante, estiman que el 90% de la documentación de las administraciones públicas está aún por digitalizar.
Para acabar, algún dato. Solo en audiovisual han digitalizado unas cien mil horas; los documentos pasados a digital se cuentan por millones; y si pusieran los archivos de la justicia asturiana y el resto de papeles que tienen bajo custodia en línea conseguirían recorrer 12 kilómetros. Solo los de la justicia suponen unos 8 kilómetros.
Aún así, todavía les queda trecho por recorrer.
