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Así trabaja la Fundación Princesa de Asturias: los magos que ayudan a que vengan los Reyes

El equipo que dirige Teresa Sanjurjo da el acelerón a los preparativos de una semana con invitados, galardonados, actos culturales y sociales que culmina en la gran gala del teatro Campoamor el 28 de octubre

Teresa Sanjurjo, tercera desde la izquierda en primera línea, al frente del equipo de la Fundación Princesa, ante el hotel Reconquista. Luisma Murias

A toda máquina. El 28 de octubre tendrá lugar en el teatro Campoamor de Oviedo una nueva ceremonia de entrega de los premios "Princesa de Asturias" como colofón a una agenda de actos llena hasta los topes que exige un trabajo descomunal y milimetrado. La Fundación mantiene un proceso continuo con un equipo base formado por 23 personas, 12 mujeres (52,17% ) y 11 hombres (47,82% ) con una edad media de 46,52 años. A medida que avanza el calendario se va aumentando hasta escalar un pico final de más de 200 personas. LA NUEVA ESPAÑA visita el taller de una maquinaria que ya empieza a coger velocidad de crucero, coronada con una fotografía de familia ante la fachada del hotel Reconquista que alberga las distintas áreas de trabajo. Todo arranca en agosto, cuando se contacta con los premiados y se prepara la programación cultural y educativa. Más la agenda oficial de los Reyes, de la Princesa Leonor y la Infanta Sofía. Y en ese mismo mes ya hay personas trabajando en una nueva convocatoria para lanzarla el lunes siguiente a la ceremonia. Preparar miles de nombres, actualizar los datos, decidir si falta o sobra algo... Exige mucha antelación, explican fuentes de la Fundación: "Si nos pusiéramos a hacerlo el último lunes de octubre la convocatoria saldría en diciembre, y queremos que salga en noviembre".

Se solapan dos procesos de trabajo. Como las escuderías de Fórmula 1, que mejoran los coches de la parrilla actual al tiempo que avanzan en los que vendrán la próxima temporada. En junio y julio ya se empieza a contratar personal para potenciar el equipo original. El proceso se incrementa de forma progresiva en función de las características del año. Así hasta octubre. El momento máximo involucra a más de doscientas personas. Los perfiles son muy distintos: unos trabajan tres meses, otros lo hacen una semana. Personal de gestión, de apoyo técnico, de administración y secretaría... Mucho trabajo de oficina. La producción de actos es compleja. Exigente. Los teléfonos echan humo. Muchos perfiles repiten. Afinidad incuestionable: hay quien cambia sus vacaciones para no faltar a la cita.

Teresa Sanjurjo

Y se complementa con otro personal que varía en función de los premiados. Especialización máxima. Por ejemplo: organizar un ciclo de cine. O una exposición de arte. Además, se da cabida a personas que estén en riesgo de exclusión. Hay universidades que quieren colaborar con la Fundación en convenios de prácticas, con el criterio primordial de que los alumnos vienen a aprender y hay que acompañarlos, enseñarlos. El número no es muy alto, pues: necesitan que alguien los guíe y los supervise.

Importante: asistir a los premiados durante el tiempo necesario, hablando en su idioma cuando haga falta. No solo es la agenda: las dudas que planteen, los asuntos familiares que surjan. Un ejemplo: el hijo de un premiado tiene que nadar y se le organiza dónde hacerlo, o pide ir a la montaña y se encuentra a quien lo acompañe. Se busca: alguien muy ordenado y con clara capacidad ejecutiva que dé toda la tranquilidad al premiado. Ese equipo depende de la secretaría técnica.

La gran foto de familia

Una prioridad de la Fundación a lo largo de los últimos tiempos ha sido definir los procesos de trabajo para que todo el mundo sepa qué hacer en cada momento. Y no solo porque haya crisis: cómo funciona todo, desde el montaje del teatro hasta cualquier cuestión que plantee un privado. Pautas, pautas, pautas para reducir lo más posible el margen de incertidumbre. Hay mucho rodaje detrás, pero siempre hay situaciones que se escapan a lo previsto.

Por ejemplo: llega un premiado atribulado porque se ha perdido su equipaje y viene a Oviedo sin nada en la mano más que el pasaporte. Un domingo a las doce de la noche y había que ir de compras con él. Un caso curioso: un premiado de Artes dice que le gustaría ¡ver flamenco! Más: la hija de otro galardonado es naturalista y, claro, le apetece ver osos. No son caprichos estrafalarios, matizan desde la Fundación, pero exigen un plus de trabajo. Hay quien quiere llevarse una fabada de vuelta a casa. ¡Hecha!

El equipo está dividido en varias áreas: la secretaría técnica, comunicación y prensa, finanzas y sistemas, y candidaturas y premiados. Cada una de ellas tiene un equipo fijo de la Fundación y cada responsable va contratando profesionales para ejecución y seguimiento según necesidades de cada año. La agenda de actos en la Fábrica de La Vega, por ejemplo, depende del área de candidaturas y premiados. Todo lo que se hace es propio, no externo.

Los menús oficiales se deciden internamente con una consigna: que se note que se está en Asturias

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Teresa Sanjurjo, directora de la Fundación, afirma que "hay buen ambiente de trabajo y jornadas infinitas. Es muy cansado. Los tiempos entre áreas son distintos. Por ejemplo, candidaturas y premiados tienen días tremendos antes de comenzar a rodar la programación cultural y educativa, con 50 o 60 actos, el menor con 22 personas y el mayor con 2.500. Para la secretaría técnica, los días previos a la ceremonia, con la llegada de Sus Majestades, de la Princesa y de la Infanta, los patronos y las autoridades, son complicadísimos. Y comunicación y prensa tiene los días de mayor exigencia cuando empiezan a generarse noticias, peticiones de entrevistas, acreditaciones... En financiero y sistemas, imagina lo que es todo el soporte técnico para que se pueda trabajar aquí y en remoto. Acceder a todas las bases de datos, cuando lanzamos todas las entradas y salen en plataformas digitales para que la gente las consiga para asistir a los actos... Por fortuna, no coinciden los momentos de tensión en los mismos días".

La Princesa Leonor, en la ceremonia del año pasado

El protocolo exige un grado de conocimiento especial: hay un manual de bienvenida para todos y unas pautas generales. Después, cada área puede necesitar más información. No hay un mecanismo igual para todos los profesionales en liza. A labores distintas, distintas necesidades.

Llega el "día D". La ceremonia. ¿Cunde el nerviosismo? Pues no: concentración, prisas, responsabilidad. Todo tiene que salir bien.

Puede haber instantes de tensión con la prensa, sobre todo la gráfica, por las restricciones de movimiento. Limitaciones, explican desde la Fundación, que tienen que ver con el espacio físico disponible. También se da el caso de premiados que solo quieren conceder dos entrevistas. O una. O ninguna porque va a dar una rueda de prensa. Caso similar al de los invitados y el aforo. Muchos quieren estar en el Campoamor, pero pocos serán los elegidos.

Asunto peliagudo. Lo explica Sanjurjo: "Es un momento complicado. Tratamos de tener un criterio. Es lo importante. Por ejemplo, el año pasado, que hubo muy poca gente en el teatro, el criterio era: los jurados no pueden venir con acompañante, porque en lugar de 150 personas son 300. No puedo hacer excepciones. Y procuramos entonces explicar las cosas. Si alguien quería ir con acompañante se le decía: este es el criterio. La gente es sensata y razonable, lo entiende, pero hay que dedicar tiempo a explicarlo. Hay 1.300 butacas útiles". El año azotado por el covid fue una gran lección de la que "aprendimos mucho. Casi todo se canceló y diseñamos una ceremonia nueva en la capilla del hotel, pero cualquiera persona que lo viera lo identificaba rápidamente como los premios. Fue importante porque el mensaje de que sirven como referencia sonó alto y claro. Fue muy emocionante. Yo me quedé fuera. Había 42 personas y yo no estaba. No cabía. Si no somos coherentes no hay forma de hacer nada".

Un detalle personal de la directora: "No me relajo nada. Hay dos momentos de relax: cuando terminamos el acto en el ‘Pueblo ejemplar’ y nos despedimos, y el siguiente y definitivo cuando la persona que acompaña a los premiados al aeropuerto manda al grupo de WhatsApp: ‘Embarcado, todo ok’. Y el lunes siguiente hacemos cosas: lanzamos la convocatoria, por un lado, y, por otro, comenzamos toda la labor de desmontaje, seguimiento y evaluación interna de todo lo que ha pasado".

Esa semana es muy intensa: "Hay que analizar las incidencias. Todas las incidencias. Desde cuántos aparatos de traducción simultánea se han distribuido y cuántos se han recuperado y por qué faltan tres, hasta un problema con alguien que perdió un vuelo y dónde se ha quedado. O las cartas de agradecimiento a las administraciones, enviar a los premiados la escultura... Más el seguimiento económico de las facturas, recoger todos los espacios, revisar el estado de los material, si hay que limpiar algo se limpia antes de guardarlo... Es que es mucho".

Aprender para el año siguiente; revisar todo lo que se hizo. Lo bueno y lo malo. Cada área lo detalla por escrito. ¿Hay riñas? Se habla, más bien. Por qué ha pasado esto o aquello. "No somos niños, recuerda Sanjurjo, "todo el mundo quiere hacer las cosas lo mejor posible, y, cuando algo es mejorable o hay un fallo respecto a lo previsto, la primera persona disgustada es aquella a la que le ha ocurrido".

¡Ya vienen los Reyes! El momento culminante. De alegría, responsabilidad y concentración. Más periodistas, más invitados. Muchos frentes que atender. Se recuerda la calidez de los momentos más obvios: la entrada en el teatro, el calor de la ciudadanía, las primeras palabras de la Princesa. Sanjurjo destaca instantes pequeños que dicen mucho de la humanidad de cada uno. Son gratificantes. Las miradas. El interés. Cómo prepara la Princesa todo lo que tiene que ver con la Fundación. Cómo lee los libros, estudia los temas y lo que va a decir, cómo sabe con quién habla... El apoyo que dan los Reyes, y que no siempre se ve, gestos sutiles que lo dicen todo...".

Hay mucho conocimiento acumulado. El director emérito, Graciano García, afirmaba que la Fundación "tiene memoria". La mezcla de veteranía y juventud permite una pluralidad de visiones que da respuesta a un mundo cambiante: unos aprenden de los otros. Algo común: la actitud. De compañerismo, profesionalidad y cariño por la Fundación de gente muy formada. Sanjurjo reconoce algo que necesita mejorarse: "Por muchos actos que hagamos, siempre se agotan todas las localidades. Hay momentos en los que se satura nuestro servidor y se colapsa. Ampliamos capacidad, contratamos a más gente... Pero la gente entra en tromba, los teléfonos se vuelven locos, ¡no puedo entrar! ¡lo habéis repartido entre los amigos, es imposible! Si hay 150 localidades y hay 500 personas dando el botón a las doce menos uno, se acaban".

Los menús se deciden internamente con una consigna: que se note que se está en Asturias. Por el plato y el producto. Sano, equilibrado y sencillo. El viernes, por ejemplo, unes fabes y unos fritos de pescado, una ensañada. Un arroz con leche. Objetivo: dar visibilidad a los cocineros asturianos.

Pasan las horas. Tic. El concierto. Tac. La cena con los patronos y premiados presididas por los Reyes. Tic. Las audiencias. Tac. La recepción. Tic. La foto de familia. Toc. El teatro. Tic. El "Pueblo ejemplar".

Llega el sábado por la tarde, el reloj exhausto. Teresa Sanjurjo lo celebra entonces y solo entonces "con una tarde de sofá y en familia". El lunes se toma un pincho en la oficina. No hay riñas ni palmaditas. La directora agradece y reconoce el plus de compromiso de su equipo, dentro del cual hay personas que tienen una gran amistad entre ellas. "Sé que nadie del equipo va a dejar de hacer todo el esfuerzo posible por otra persona del equipo. Es una gran familia profesional".

Cuando hay altas presiones, lo habitual es que se les dé salida mediante el humor. Con risas. Bromas, dibujos, correos graciosos, mensajes de WhatsApp a las cinco de la madrugada... "¡Estoy despierto!" Y los demás: "¡Y yo también!".

A la mañana siguiente, todos con ojeras así de grandes. Desconexión digital, ninguna. Hay discusiones por tener distintos puntos de vista. Hoy el ambiente está relajado, no se oye una palabra más alta que otra, pero, aconseja Sanjurjo: "Ven la semana antes. Gente que corre. ¡Me voy al teatro! ¡Te llaman! ¡No, que estoy en el móvil!".

El vértigo ya ha llegado: "Tengo un detector: cuando empiezo a despertarme por la noche. Y ya empezó".

Tic tac tic tac.

Antonio Carmelo de Gaetano y Luisa Álvarez Cienfuegos Luisma Murias

La memoria viva de la Fundación y el benjamín

Luisa Álvarez Cienfuegos empezó a trabajar en 1982 y Antonio Carmelo de Gaetano entró en el equipo hace cinco años

Luisa Álvarez Cienfuegos (Oviedo, 1960) es la memoria viva de la Fundación. Toda una institución. Empezó en 1982, cuarenta años atrás. Pasó por distintas ocupaciones: "Una gran escuela". Ahora lleva la secretaría técnica. No había ordenadores, se usaban el télex y el fax. Y sin móviles, por supuesto. Trabajó con todos los presidentes, conoció de cerca a los premiados, siguió el crecimiento del entonces Príncipe de Asturias. "Esto es una gran familia con un enorme espíritu de colaboración".

La organización de la ceremonia exige una atención absoluta para que nada falle en la ceremonia, que el protocolo funcione como un reloj. El reloj, precisamente, es algo que no suele tener en cuenta cuando llega el vértigo: "Con ocho horas al día no basta. No se pasa por casa".

Siempre hay que tener un plan A, B y C. Por lo que pueda pasar. La tensión es tan alta que "no puedo ver la ceremonia. Es lo que más me estresa. La tengo en la cabeza y siempre tengo el miedo a que pase algo con lo que no se cuenta. Hay pequeñas cosas que, al ser todo en directo, no se pueden controlar por completo. Solo puedo ver pedazos de la entrega. Lo intento, pero es imposible".

Y es que Luisa Álvarez es una perfeccionista que aprende de sus errores, "así se hizo la Fundación, a partir de fallos y aciertos. No había precedentes". Es normal que no se tenga en cuenta el tiempo de más que se trabaja porque la relación es muy especial: "La Fundación representa unos valores admirables, hay mucho corazón en ella".

Está en estrecho contacto con los premiados, en "algunos casos la relación es tierna. Con algunos de ellos es imposible no emocionarse, por ejemplo, con Nelson Mandela. Nunca llegué a pensar que algún día estaría a su lado. O con el escritor Richard Ford, que te llegaba al alma".

Su momento favorito es la llegada de la Familia Real al Campoamor. "Me emociono todos los años. Yo voy en el último coche y veo las reacciones de la gente. Woody Allen no se lo creía. ¿Esto es por nosotros?".

Cuando se jubile se irá a su casa en Portugal con su pareja y cultivará la huerta: " A ver los tomates crecer". Ella vio crecer durante estas décadas una Fundación que llevaba dentro el espíritu infatigable y generoso de Graciano García.

El leonés Antonio Carmelo de Gaetano es, a sus 27 años, el miembro más joven del equipo de la Fundación. Llegó hace cinco años para ocuparse de asuntos informáticos. Se necesitaba a alguien de su perfil, él conocía a alguien que conocía al responsable, pasó la entrevista satisfactoriamente y entró a trabajar. Destaca el "buen rollo que hay siempre en el ambiente", aunque se lleven muchas horas al pie del ratón. Su gran preocupación es que no queden "cabos sueltos, que ningún compañero tenga un problema sin resolver".

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