Adiós a los trámites en papel en la Universidad de Oviedo al implantarse el registro electrónico: "Seremos más ágiles"

Adiós a los trámites en papel en la Universidad de Oviedo. El Rectorado de Ignacio Villaverde acaba de dar un salto en digitalización, al implantar el registro electrónico tanto para la entrada de documentación como para la salida a otras administraciones. Hasta ahora, algunos procesos, como la matriculación de estudiantes en titulaciones, ya se podía hacer de forma telemática, pero muchos otros seguían dependiendo del papel. "Con ello buscamos simplificar y agilizar todos los trámites dentro de la institución académica. Por ejemplo, antes si en el registro de Mieres se presentaba un escrito dirigido al Rector, esa carta tardaba en llegar tres o cuatro días. Ahora el trasiego de papel será prácticamente inexistente y la petición llegará directamente a la bandeja del destinatario", explica a LA NUEVA ESPAÑA Secundino González, delegado del Rector para la Transformación Digital.

Con la puesta en marcha este mes del registro electrónico, el Rectorado culmina un trabajo de muchos meses de desarrollo normativo y de "poner de acuerdo a muchos servicios internos". "No fue fácil. Hubo que cambiar la manera de proceder y formar a nuestro personal en competencias digitales", apunta González, que califica de "hito" lo conseguido, aunque admite que llega "con un retraso de varios años". "En una administración de este tipo, cuesta mucho dar estos pasos", agrega.

En concreto, el registro cien por cien telemático de entrada empezó a funcionar el 8 de diciembre, mientras que el de salida, es decir el de intercambio con otras administraciones, se estrenó a la vuelta de las vacaciones de Navidad, en enero. Secundino González abunda sobre esta última vía: "Enviar un escrito, por ejemplo, a la dirección general de Universidad era antes inviable. Por eso, la evolución no solo a nivel interno y de un ciudadano hacia la Universidad, sino también externo", concreta. Los registros, tanto central como auxiliar, seguirán abiertos a partir de ahora, pero su misión cambiará: ya no será la de hacer trámites en papel, sino la de prestar apoyo al ciudadano o al personal de la institución académica para guiarles en el proceso digital. El nuevo sistema se aloja en una plataforma ya existente y conocida por el personal –para que "el cambio no fuese tan drástico"–, aunque se evolucionó y adaptó a las necesidades actuales.

En realidad, la modernización en la Universidad de Oviedo no ha hecho más que empezar. Uno de los próximos pasos será cambiar, el mes que viene, la página web institucional. "Es ya del 2012 y queremos adaptarla a los nuevos tiempos, darle nuevos aires y facilitar su manejo. Hoy muchos se quejan de que es difícil realizar búsquedas en ella. Y, al final, se trata de nuestro principal escaparate exterior", avanza Secundino González. Unido a ello, más adelante también se actualizará la sede electrónica y la intranet, así como todas las webs de facultades, escuelas y departamentos.

Por otro lado, para el nuevo ejercicio económico de 2023, el delegado del Rector para la Transformación Digital asegura que ya estará en funcionamiento la factura electrónica "de origen a fin". Y se explica: "Ahora mismo una parte es digital, pero otra no; el expediente económico lo seguimos haciendo en papel. Eso desaparecerá a lo largo de este año y será algo que agilice bastante al servicio de investigación". Es decir, los científicos verán reducida su carga burocrática, la cual les quita horas, como denuncian constantemente, de su tarea investigadora. Igualmente, las comisiones de servicio (las estancias) pasarán a gestionarse íntegramente de forma electrónica. "En la actualidad, el personal la solicita a través de un portal, sin embargo, tiene que imprimir los documentos y hacer toda la gestión en papel", aclara González.

Asimismo, el Rectorado de Ignacio Villaverde se propone realizar avances en el expediente electrónico, hoy en día en marcha pero con muchas carencias, y explotar el dato. "Estamos con un proyecto piloto de gestión del dato, porque tenemos muchos datos y queremos poder tener acceso en tiempo real a ellos. Por ejemplo, si el Rector se pregunta cómo va la matrícula de este año, que pueda tener esa información al instante. El dato, además, ayuda en la toma de decisiones", detalla Secundino González. Todas estas medidas se incluirán en un plan especial de transformación digital, que el Rectorado está a punto de sacar a la luz y que constará de cuatro ejes: las personas, entiendo por ello tanto clientes como empleados, los procesos, el dato para mejorar la toma de decisiones, y la tecnología.

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